Geçmiş fiyatları, miktarları, tedarikçileri, teslimat ve kalite sonuçlarını birlikte analiz ederek satınalma kararlarını güçlendirmenin yolları.

Bugünkü teklifleri karşılaştırmak tek başına yeterli değildir

Satınalma yaparken yalnızca bugünkü teklifleri karşılaştırmak yeterli değildir.

Doğru satınalma kararı için işletmenin geçmişte aynı ürünü hangi tedarikçiden, hangi miktarda, hangi fiyatla ve hangi koşullarda satın aldığını bilmesi gerekir.

Bu soruların cevapları farklı Excel dosyalarında veya personelin hafızasında kalıyorsa satınalma geçmişinizden yeterince yararlanamıyorsunuz demektir.

  • Geçen ay bu ürünü kaça aldınız?
  • Geçen yıl aynı dönemde fiyatı neydi?
  • Hangi tedarikçi geçmişte daha uygun fiyat verdi?
  • Fiyat artışı ne zaman başladı?
  • Yüksek miktarda satın aldığınızda gerçekten daha iyi fiyat alabildiniz mi?
  • En düşük fiyatı veren tedarikçinin teslimat ve kalite performansı nasıldı?

Satınalma verisi işletmenin hafızasıdır

Her satınalma işlemi gelecekte kullanılabilecek yeni bir veri oluşturur. Online Satınalma üzerinde oluşan kayıtlar zaman içerisinde işletmenin satınalma geçmişini meydana getirir.

Bu geçmiş yalnızca rapor almak için değil, yeni satınalma kararlarını daha fazla bilgiyle verebilmek için kullanılmalıdır.

  • Talepler ve tedarikçi teklifleri
  • Ürün fiyatları, markalar ve miktarlar
  • İskontolar ve vadeler
  • Siparişler ve teslimatlar
  • Mal kabul sonuçları ve kalite kontrolleri

Bugünkü teklifi geçmiş fiyatlarla karşılaştırın

Bir ürün için bugün 1.250 TL teklif geldiğini düşünelim. Bu rakam tek başına çok fazla şey ifade etmez. Aynı ürün son satınalmada 1.100 TL, üç ay önce 1.050 TL ve altı ay önce 980 TL fiyatla satın alınmış olabilir.

Satınalma personeli geçmiş fiyat hareketlerini görebildiğinde yalnızca tedarikçileri birbirleriyle değil, bugünkü piyasayı kendi satınalma geçmişiyle de karşılaştırabilir.

Klasik karşılaştırma Tedarikçi A, B ve C arasında yapılırken veri odaklı karşılaştırmaya son alış fiyatı, geçmiş ortalama ve geçmiş dönemler de dahil edilir.

Tedarikçi A ↔ Tedarikçi B ↔ Tedarikçi C ↔ Son Alış Fiyatı ↔ Geçmiş Ortalama ↔ Geçmiş Dönemler

Son alış fiyatı tek başına yeterli değildir

Sadece son alış fiyatını görmek bazen yanıltıcı olabilir; son satınalma olağan dışı bir dönemde gerçekleştirilmiş olabilir. Tek bir fiyat yerine ürünün satınalma fiyat geçmişinin ortaya çıkarılması gerekir.

  • Son alış fiyatı
  • Son 3 ve 6 aylık fiyatlar
  • Yıllık fiyat hareketi
  • Aynı dönem geçmiş fiyatları
  • Tedarikçi bazlı fiyatlar
  • Satınalma miktarları

Fiyat artışlarını daha kolay fark edin

Binlerce ürün satın alan bir işletmede her ürünün fiyatını hatırlamak mümkün değildir. Küçük ama sürekli artışlar zaman içerisinde önemli maliyetlere dönüşebilir.

Bir ürünün fiyatı 100 TL → 105 TL → 111 TL → 118 TL → 125 TL şeklinde yükselmiş olabilir. Her işlemde artış küçük görünse de geçmiş birlikte görüntülendiğinde toplam değişim açıkça görülür.

Satınalma ekibi artışları daha erken fark ederek tedarikçiyle görüşebilir veya alternatif teklifleri değerlendirebilir.

Fiyatı miktarla birlikte değerlendirin

100 adet ürün için alınan fiyat ile 5.000 adet ürün için alınan fiyat aynı koşullarda değerlendirilmemelidir.

Geçmiş satınalma verileri ürün, miktar, fiyat, tedarikçi ve tarih birlikte analiz edildiğinde daha anlamlı hale gelir. Böylece yüksek hacimli alımlarda işletmenin satınalma gücünü fiyat avantajına dönüştürüp dönüştüremediği görülebilir.

Ürün + Miktar + Fiyat + Tedarikçi + Tarih

Aynı ürünü farklı şubeler kaça alıyor?

Birden fazla şubesi, oteli veya işletmesi bulunan kuruluşlarda aynı ürün farklı fiyatlarla satın alınabilir. İşletme A 120 TL, İşletme B 127 TL ve İşletme C 115 TL ödemiş olabilir.

Merkezi satınalma sistemi farklılıkları görünür hale getirir. Yönetim neden aynı ürünün farklı fiyatlardan alındığını inceleyebilir ve uygun talepleri birleştirerek daha yüksek satınalma hacmi oluşturabilir.

En ucuz tedarikçi her zaman en avantajlı mıdır?

Geçmiş fiyat analizi yalnızca fiyat tablosundan oluşmamalıdır. Düşük fiyat veren bir tedarikçinin teslimat performansı veya ürün kalitesi düşük olabilir.

İki tedarikçi arasında küçük bir fiyat farkı varken daha ucuz firmanın geçmiş teslimatlarında sürekli kalite problemi yaşanmışsa satınalma ekibinin bu bilgiyi teklif değerlendirmesi sırasında görmesi gerekir.

Değerlendirme böylece “kim daha ucuz?” sorusundan çıkarak “hangi tedarikçi işletmeye daha iyi toplam değer sağlıyor?” sorusuna dönüşür.

Fiyat + Teslimat + Mal Kabul + Kalite + Eksik Teslimat + Tedarikçi Performansı

Departman ve ürün grubu bazında harcamalarınızı görün

Satınalma verileri yalnızca ürün fiyatlarını karşılaştırmak için kullanılmaz. Departman, ürün grubu, tedarikçi, şube ve dönem bazında harcamalar analiz edilebilir.

  • Mutfak harcamaları neden arttı?
  • Housekeeping hangi ürün grubunda bütçenin üzerine çıktı?
  • En fazla satınalma hangi tedarikçilerden yapılıyor?
  • Hangi ürün grubunda fiyatlar daha hızlı yükseliyor?
  • Hangi şubeler veya dönemler daha yüksek harcama oluşturuyor?

Geçmiş veriler tedarikçi pazarlığında güç sağlar

Tedarikçiyle fiyat görüşmesine yalnızca yeni teklifle gitmek ile geçmiş satınalma verileriyle gitmek arasında önemli bir fark vardır.

Satınalma yöneticisi geçmiş miktarları, fiyatları, yıllık toplam hacmi, fiyat değişimlerini ve alternatif teklifleri gördüğünde görüşmesini somut veriler üzerinden yürütebilir.

“Son 12 ay içerisinde sizden bu üründen toplam 18.500 adet satın aldık ve ortalama alış fiyatımız şu seviyedeydi.” gibi bilgiler tedarikçi görüşmelerinde kullanılabilir.

Yapay zekâ geçmiş ve yeni verileri birlikte değerlendirebilir

Satınalma geçmişi büyüdükçe manuel analiz zorlaşır. Yapay zekâ destekli satınalma yönetimi yeni teklifi; son alış fiyatı, geçmiş fiyatlar, miktar, tedarikçi geçmişi, teslimat ve kalite sonuçlarıyla birlikte analiz edebilir.

Amaç satınalma personelinin yerine karar vermek değil, karar sırasında gözden kaçabilecek verileri görünür hale getirmektir.

  • Yeni teklif geçmiş ortalamanın üzerinde.
  • Tedarikçinin fiyatı son üç satınalmada düzenli yükselmiş.
  • Benzer miktardaki geçmiş satınalmalarda daha düşük fiyatlar bulunuyor.
  • Alternatif tedarikçinin fiyatı daha yüksek olsa da kalite performansı daha güçlü.

Geçmiş veriyi rapordan karar desteğine dönüştürün

Bir satınalma sisteminin değeri yalnızca kaç sipariş oluşturduğunuzu göstermek değildir. Asıl değer, yıllar boyunca oluşan geçmişin yeni kararlar alınırken kullanılabilmesidir.

Ne satın aldık, kimden ve kaça aldık, fiyat nasıl değişti, hangi firma daha düzenli teslim etti ve hangi ürünlerde maliyet veya kalite problemi oluştu? Bu cevaplar aynı veri altyapısında olduğunda satınalma sistemi işletmenin kurumsal hafızasına dönüşür.

MAVA Online Purchase ile veriye dayalı satınalma

MAVA Online Purchase ile satınalma sürecinde oluşan veriler birbirinden bağımsız kayıtlar olarak kalmaz; aynı satınalma zincirinin parçaları olarak değerlendirilir.

Yeni satınalma başladığında geçmiş veriler yeniden kullanılabilir. Böylece ekip yalnızca bugünün tekliflerini değil, işletmenin geçmiş satınalma deneyimini de karar sürecine dahil eder.

Talep → Teklif → Karşılaştırma → Onay → Sipariş → Teslimat → Kalite Kontrol → Mal Kabul → Geçmiş Veri

Geçmişi sadece saklamayın, yeni satınalma kararlarında kullanın

Geçmiş fiyatları karşılaştırın. Fiyat değişimlerini takip edin. Şube ve departman harcamalarını analiz edin. Tedarikçi performansını değerlendirin. Kalite sonuçlarını satınalma verileriyle birlikte inceleyin. Yeni teklifleri geçmiş satınalmalarınızla karşılaştırın.

MAVA Online Purchase — Satınalma verinizi kurumsal hafızaya, kurumsal hafızanızı daha güçlü satınalma kararlarına dönüştürün.