Onaylanan teklif kontrollü bir siparişe dönüşür
Onay Yönetiminde gerekli yetkililerin kararı tamamlandığında seçilen teklif Sipariş Yönetimine aktarılır. Onaylanan ürün, miktar, fiyat, marka, vade, teslimat koşulları ve tedarikçi bilgileri korunarak satınalma siparişi hazırlanır.
Böylece onaylanan teklif ile oluşturulan sipariş arasında veri kopukluğu oluşmaz; satınalma ekibinin aynı bilgileri yeniden girmesine gerek kalmaz.
- Onaylanan tekliften sipariş oluşturma
- Ürün, fiyat ve ticari koşulların korunması
- Teslimat adresi ve istenen teslim tarihinin belirlenmesi
- Sipariş notları ve ek belgelerin ilişkilendirilmesi
Siparişi tek işlemle ilgili tedarikçiye iletin
Satınalma departmanı hazırlanan siparişi tek işlemle ilgili tedarikçinin paneline gönderir. Tedarikçi sipariş edilen ürünleri, miktarları, birim fiyatları, teslimat adresini, teslim tarihini ve satınalma notlarını kendi hesabından görüntüler.
Siparişin telefon, mesaj veya farklı dosyalarla ayrıca iletilmesine gerek kalmaz. Gönderim tarihi, sipariş numarası ve siparişi ileten kullanıcı sistem üzerinde kayıt altında tutulur.
- Tedarikçi paneline dijital sipariş iletimi
- Sipariş numarası ve gönderim kaydı
- Ürün ve teslimat bilgilerinin tek ekranda sunulması
- Satınalma ve tedarikçi tarafında ortak sipariş kaydı
Tedarikçi siparişi onaylar ve operasyonu başlatır
Tedarikçi yeni siparişi panelinden inceleyerek sipariş onayını verir. Onayla birlikte sipariş hazırlama süreci başlar; tedarikçi planlanan teslim tarihi ve operasyon notlarını sipariş kaydı üzerinden takip eder.
Tedarikçinin siparişi kabul etmesi, işlem bekletmesi veya karşılayamayacağı bir durum için geri bildirimde bulunması satınalma ekibi tarafından aynı merkezden izlenebilir. Böylece siparişin tedarikçiye ulaşıp ulaşmadığı belirsizliği ortadan kalkar.
- Tedarikçi sipariş onayı
- Onay bekleyen siparişlerin takibi
- Planlanan teslim tarihi ve tedarikçi notu
- Sipariş durum değişikliklerinin kayıt altına alınması
Hazırlama, sevkiyat ve teslimat durumlarını izleyin
Tedarikçi tarafından onaylanan sipariş; hazırlanıyor, sevk edildi ve teslim edildi gibi operasyon adımlarıyla ilerler. Satınalma ekibi hangi siparişin hangi aşamada bulunduğunu ve planlanan teslim tarihine göre durumunu tek ekrandan takip eder.
Sevkiyat ve teslimat bilgileri daha sonra mal kabul süreciyle ilişkilendirilir. Böylece sipariş operasyonu tedarikçi onayından fiziksel teslimata kadar kesintisiz ve izlenebilir bir akışa dönüşür.
- Yeni Sipariş → Tedarikçi Onayı Bekleniyor
- Onaylandı → Hazırlanıyor
- Sevk Edildi → Teslim Edildi
- Planlanan ve gerçekleşen teslimat takibi
Sipariş geçmişini ve sorumlulukları kayıt altında tutun
Siparişin kim tarafından oluşturulduğu, ne zaman tedarikçiye gönderildiği, tedarikçinin ne zaman onay verdiği ve durumun hangi tarihlerde değiştiği geriye dönük izlenebilir.
Bu kayıtlar satınalma operasyonunun kontrolünü güçlendirirken tedarikçi teslimat performansının değerlendirilmesi için de güvenilir bir veri kaynağı oluşturur.
Sık sorulan sorular
Sipariş tedarikçiye nasıl iletilir?
Onaylanan tekliften hazırlanan sipariş, satınalma departmanı tarafından tek işlemle ilgili tedarikçinin paneline dijital olarak iletilir.
Tedarikçi siparişi onaylayabilir mi?
Evet. Tedarikçi siparişi kendi panelinden görüntüler, onaylar ve hazırlama ile sevkiyat sürecini sipariş durumu üzerinden ilerletir.
Siparişin hangi aşamada olduğu görülebilir mi?
Evet. Tedarikçi onayı bekleniyor, onaylandı, hazırlanıyor, sevk edildi ve teslim edildi gibi durumlar merkezi olarak izlenebilir.