Online Satınalma Yönetim Sistemi, işletmelerin departman taleplerinden başlayarak depo kontrolü, tedarikçi teklifleri, teklif karşılaştırma, e-onay, sipariş, teslimat, kalite kontrol ve mal kabul süreçlerini tek platform üzerinden yönetmesini sağlayan kurumsal satınalma yazılımıdır.
MAVA Online Purchase, satınalmayı yalnızca teklif toplayan bir süreç olmaktan çıkararak işletmenin departmanlarını, depolarını, satınalma ekibini, yöneticilerini ve tedarikçilerini aynı dijital süreç üzerinde buluşturur.
Telefon görüşmeleri, farklı Excel dosyaları, e-posta trafiği ve manuel teklif girişleri yerine satınalmanın her aşaması sistem üzerinden yönetilir ve kayıt altına alınır.
Talep → Depo Kontrolü → Satınalma → Online Teklif → Karşılaştırma → E-Onay → Sipariş → Teslimat → Kalite Kontrol → Mal Kabul → Fatura
Satınalma Süreci Nasıl Çalışır?
1. Departmanlar İhtiyaçlarını Oluşturur
Satınalma süreci işletmenin gerçek ihtiyacıyla başlar.
Departman, şube, proje veya maliyet merkezi bazında ihtiyaçlar sistem üzerinden oluşturulabilir.
Otel işletmelerinde örneğin;
- Mutfak
- Bar
- Housekeeping
- Teknik Servis
- Ön Büro
- Yiyecek & İçecek
- Genel Depo
gibi farklı departmanlar ihtiyaç duydukları ürünleri sistem üzerinden talep edebilir.
Ürün, miktar, ihtiyaç tarihi, açıklama, teknik şartname ve gerekli belgeler talebe eklenebilir.
Böylece işletmede kim, neyi, ne kadar ve neden talep etti? sorularının cevapları kayıt altına alınır.
2. Satınalmadan Önce Depo Kontrolü
Her talep yeni bir satınalma anlamına gelmez.
Departmandan gelen talep öncelikle ilgili depo tarafından değerlendirilir.
Ürün depoda varsa → İlgili departmana teslim edilir.
Ürün depoda yoksa veya stok yetersizse → Karşılanamayan ihtiyaç satınalma sürecine aktarılır.
Böylece işletmede mevcut olan bir ürünün tekrar satın alınmasının önüne geçilmesine ve mevcut stokların daha verimli kullanılmasına yardımcı olunur.
Satınalma ekibi de yalnızca gerçekten satın alınması gereken ihtiyaçlarla ilgilenir.
Online Teklif Toplama
Excel Göndermeden, Tedarikçileri Tek Tek Aramadan Teklif Toplayın
MAVA Online Purchase'ın önemli özelliklerinden biri Tedarikçi Portalı yapısıdır.
Tedarikçilere doldurmaları için Excel dosyaları veya farklı teklif formları gönderilmez.
Her tedarikçi kendi kullanıcı hesabı ve kendi paneli üzerinden çalışır.
Satınalma ekibi teklif talebini oluşturduğunda sistem, ürün gruplarına göre ilgili tedarikçileri belirleyebilir.
Örneğin;
Gıda → Gıda tedarikçileri
İçecek → İçecek tedarikçileri
Temizlik → Temizlik tedarikçileri
Teknik Malzeme → Teknik ürün tedarikçileri
İlgili firmalara teklif talebi için bildirim gönderilebilir.
Tedarikçiler yeni teklif taleplerinden;
- sistem bildirimi,
- e-posta,
- SMS,
- mobil uygulama
üzerinden haberdar olabilir.
Teklif toplama sürecini saniyeler içerisinde başlatın
Satınalma personelinin her tedarikçiyi ayrı ayrı aramasına, ürün listesi göndermesine ve teklif istemesine gerek kalmaz.
Teklif talebi oluşturulduğunda ilgili tedarikçilerin bilgilendirilmesi sistem üzerinden gerçekleştirilebilir.
Bu sayede çok sayıda tedarikçiden teklif toplama süreci saniyeler içerisinde başlatılabilir.
Tedarikçiler Tekliflerini Kendi Panelinden Verir
Tedarikçi bildirimi aldıktan sonra kendi paneline giriş yaparak teklif talebini görüntüler.
Ürün bazında;
- fiyat,
- marka,
- alternatif ürün veya marka,
- KDV,
- iskonto,
- vade,
- teslim süresi,
- açıklama ve diğer ticari koşullarını
doğrudan sisteme girer.
Böylece farklı formatlarda gelen tekliflerin satınalma personeli tarafından tekrar Excel'e veya sisteme işlenmesine gerek kalmaz.
Teklifi tedarikçi girer, satınalma ekibi değerlendirir.
Bu yapı satınalma personelinin manuel iş yükünü azaltırken teklif sürecinin daha hızlı ve standart şekilde yürütülmesini sağlar.
Mevcut Tedarikçilerinizle Çalışmaya Devam Edin
Online Satınalma kullanmak mevcut tedarikçi ağınızı değiştirmeniz gerektiği anlamına gelmez.
Halihazırda çalıştığınız firmaları sisteme kolaylıkla ekleyebilirsiniz.
Tedarikçileri hizmet verdikleri ürün gruplarıyla ilişkilendirerek yalnızca kendileriyle ilgili teklif taleplerinden haberdar olmalarını sağlayabilirsiniz.
Böylece mevcut ticari ilişkilerinizi korurken satınalma süreçlerinizi dijitalleştirebilirsiniz.
Teklif Karşılaştırma
Sadece Fiyatı Değil, Satınalmanın Tamamını Karşılaştırın
Tedarikçilerin kendi panellerinden verdiği teklifler aynı karşılaştırma ekranında bir araya gelir.
Satınalma ekibi;
Fiyat • Marka • Alternatif Ürün • İskonto • KDV • Vade • Teslim Süresi • Toplam Maliyet
gibi kriterleri birlikte değerlendirebilir.
Bir satınalma içerisindeki tüm ürünlerin aynı tedarikçiden alınması zorunlu değildir.
Ürün bazında farklı tedarikçiler tercih edilerek işletme için uygun satınalma kombinasyonu oluşturulabilir.
Geçmiş satınalma ve fiyat bilgilerinin bulunması durumunda mevcut teklifler önceki dönemlerle de karşılaştırılabilir.
Böylece satınalma kararı yalnızca “Bugün en düşük fiyatı kim verdi?” sorusuna dayanmaz.
Geçmiş satınalma verileri de karar sürecinin bir parçası haline gelir.
E-Onay ile Kontrollü Satınalma
Satınalma kararları işletmenin organizasyon ve yetki yapısına göre farklı onay seviyelerinden geçirilebilir.
Örneğin;
Satınalma Sorumlusu → Departman Müdürü → Finans → Genel Müdür
şeklinde bir onay akışı oluşturulabilir.
Tutar, departman, şube veya işletmenin belirlediği farklı kriterlere göre onay süreçleri uygulanabilir.
Kim tarafından hangi teklifin seçildiği, ne zaman onaylandığı ve satınalma kararının hangi süreçlerden geçtiği sistem üzerinde kayıt altında tutulur.
Bu yapı satınalma operasyonunda daha kontrollü ve izlenebilir bir süreç oluşturur.
Siparişler Online Olarak Tedarikçiye İletilir
Onaylanan teklifler satınalma siparişine dönüştürülür.
Sipariş için yeniden Excel hazırlamaya veya farklı kanallardan sipariş göndermeye gerek kalmaz.
Sipariş doğrudan Online Satınalma üzerinden tedarikçinin paneline iletilir.
Tedarikçi kendi ekranından;
- sipariş edilen ürünleri,
- miktarları,
- fiyatları,
- teslimat bilgilerini,
- teslim tarihlerini ve
- sipariş koşullarını
görüntüleyebilir.
Böylece teklif aşamasında başlayan dijital tedarikçi iletişimi sipariş ve teslimat aşamasında da devam eder.
Kalite Kontrollü Mal Kabul
Satınalma Sipariş Vermekle Bitmez
Tedarikçinin ürünü işletmeye teslim etmesi satınalma sürecinin tamamlandığı anlamına gelmez.
Gelen ürünlerin satınalma siparişine ve işletmenin belirlediği kalite standartlarına uygun olması gerekir.
Depo veya mal kabul personeli teslim edilen ürünleri ürün grubuna göre tanımlanan kriterlerle kontrol edebilir.
Örneğin;
- Sipariş edilen ve teslim edilen miktar
- Marka ve ürün uygunluğu
- Ambalaj durumu
- Fiziksel kalite
- Son kullanma tarihi
- Ürün sıcaklığı
- Soğuk zincir koşulları
- Eksik veya fazla teslimat
- İşletmeye özel kalite kriterleri
kontrol edilebilir.
Özellikle gıda, et, balık, süt ürünleri ve dondurulmuş ürünlerde işletmenin belirlediği sıcaklık ve kalite kriterleri mal kabul sırasında kayıt altına alınabilir.
Uygun ürünler Mal Kabul Formu ile teslim alınır.
Uygun olmayan teslimatlar ise nedenleriyle birlikte kayıt altına alınabilir.
Böylece satınalma süreci yalnızca “ürün geldi” bilgisiyle değil, “ürün belirlenen kalite koşullarına uygun şekilde teslim alındı” bilgisiyle tamamlanır.
Fatura ve Sipariş Kontrolü
Satınalma sürecinin devamında sipariş, mal kabul ve fatura bilgilerinin birbiriyle kontrol edilmesi sağlanabilir.
Amaç;
Sipariş edilen → Teslim alınan → Faturalanan
arasındaki bağlantının korunmasıdır.
Böylece satınalma operasyonunun talep aşamasından finansal belge aşamasına kadar izlenebilirliği artırılır.
Şeffaf, Kontrollü ve Ölçülebilir Satınalma
Online Satınalma üzerinde gerçekleşen işlemler işletmenin satınalma geçmişini oluşturur.
Sistem üzerinde;
- talepler,
- teklif veren tedarikçiler,
- geçmiş fiyatlar,
- seçilen teklifler,
- onay süreçleri,
- siparişler,
- teslimatlar,
- mal kabul sonuçları,
- kalite kontrolleri ve
- tedarikçi hareketleri
kayıt altında tutulabilir.
Bu veriler sayesinde satınalma ekipleri geçmiş dönemlerle karşılaştırma yapabilir, tedarikçi performansını değerlendirebilir ve yönetim için daha kapsamlı raporlar oluşturabilir.
Yapay Zekâ Destekli Satınalma Yönetimi
Satınalma sisteminde oluşan geçmiş veriler yalnızca raporlama için değil, gelecekteki satınalma kararlarını desteklemek için de değerlendirilebilir.
Yapay zekâ destekli analizlerle geçmiş ve güncel satınalma verileri birlikte incelenebilir.
Örneğin sistem;
- yeni teklifleri geçmiş satınalma fiyatlarıyla karşılaştırabilir,
- fiyat değişimlerini analiz edebilir,
- olağandışı fiyat veya miktar hareketlerini belirleyebilir,
- tedarikçilerin geçmiş teklif ve teslimat performanslarını değerlendirebilir,
- mal kabul ve kalite sonuçlarını tedarikçi geçmişiyle ilişkilendirebilir,
- geçmiş tüketim ve satınalma hareketlerinden karar desteği üretebilir.
Böylece satınalma sistemi yalnızca geçmiş işlemleri kaydeden bir yazılım olmaktan çıkarak veriye dayalı bir satınalma karar destek sistemine dönüşebilir.
Online Satınalma İşletmenize Ne Kazandırır?
Personel İş Yükünü Azaltır
Tedarikçi arama, teklif listesi gönderme, farklı formatlarda gelen fiyatları sisteme aktarma ve manuel karşılaştırma gibi tekrarlanan operasyonların azaltılmasına yardımcı olur.
Teklif Toplama Sürecini Hızlandırır
Ürün gruplarına uygun tedarikçiler aynı anda bilgilendirilebilir ve teklif toplama süreci saniyeler içerisinde başlatılabilir.
Gereksiz Satınalmaları Azaltmaya Yardımcı Olur
Departman talepleri önce depo kontrolünden geçtiği için stokta bulunan ürünler öncelikle mevcut depodan karşılanabilir.
Satınalma Sürecini Şeffaflaştırır
Talebin kim tarafından oluşturulduğundan hangi teklifin neden seçildiğine ve ürünün nasıl teslim alındığına kadar süreç kayıt altında tutulabilir.
Tedarikçi Yönetimini Güçlendirir
Tedarikçilerin teklif, sipariş, teslimat ve kalite geçmişleri tek sistem üzerinde değerlendirilebilir.
Kalite Kontrolünü Satınalmanın Bir Parçası Yapar
Ürünün yalnızca fiyatı değil, teslimat sırasında işletmenin kalite standartlarını karşılayıp karşılamadığı da kontrol edilebilir.
Yönetim İçin Ölçülebilir Veri Oluşturur
Geçmiş fiyatlar, departman harcamaları, tedarikçi hareketleri, satınalma miktarları ve kalite sonuçları raporlanabilir.
Kimler Kullanabilir?
Online Satınalma; çok sayıda ürün, departman, depo veya tedarikçiyle çalışan işletmeler için tasarlanmıştır.
Başta;
Oteller ve Otel Grupları • Restoran ve Cafe Zincirleri • Üretim İşletmeleri • Sağlık Kuruluşları • Perakende Şirketleri • Çok Şubeli İşletmeler • Kurumsal Şirketler
olmak üzere satınalma süreçlerini merkezi ve dijital olarak yönetmek isteyen işletmeler tarafından kullanılabilir.
Merkezi Satınalma Yönetimi
Birden fazla şubesi, işletmesi veya oteli bulunan kuruluşlarda talepler farklı lokasyonlardan oluşturulabilir ve merkezi satınalma tarafından yönetilebilir.
Merkez satınalma ekibi farklı işletmelerden gelen ihtiyaçları görüntüleyebilir, uygun talepleri satınalma süreçlerine dahil edebilir ve tedarikçilerden merkezi olarak teklif toplayabilir.
Bu yapı özellikle otel grupları ve çok şubeli işletmelerde satınalma süreçlerinin ortak standartlarla yürütülmesini sağlar.
ERP Entegrasyonu
Online Satınalma bağımsız olarak kullanılabileceği gibi işletmenin mevcut ERP ve finans sistemleriyle entegre bir yapı içerisinde de çalışabilir.
Satınalma sürecinde oluşan;
Tedarikçi → Sipariş → Mal Kabul → Fatura
verilerinin işletmenin diğer kurumsal sistemleriyle bağlantılı şekilde yönetilmesi sağlanabilir.
Böylece aynı verilerin farklı sistemlere tekrar tekrar girilmesi ihtiyacı azaltılabilir.
Sık Sorulan Sorular
Online satınalma yönetim sistemi nedir?
Online satınalma yönetim sistemi; işletmelerin departman taleplerinden başlayarak depo kontrolü, tedarikçi teklifleri, teklif karşılaştırma, onay, sipariş, teslimat ve mal kabul süreçlerini dijital ortamda yönetmesini sağlayan kurumsal yazılım çözümüdür.
Tedarikçilere Excel veya teklif dosyası gönderiliyor mu?
Sistemin temel çalışma modelinde tedarikçiler tekliflerini kendi Tedarikçi Paneli üzerinden verir. Böylece farklı Excel dosyalarının gönderilmesi, toplanması ve fiyatların tekrar sisteme aktarılması ihtiyacı ortadan kaldırılabilir.
Mevcut çalıştığımız tedarikçileri kullanabilir miyiz?
Evet. Halihazırda çalıştığınız firmaları sisteme ekleyebilir ve ilgili ürün gruplarıyla ilişkilendirebilirsiniz.
Tedarikçiler yeni teklif taleplerinden nasıl haberdar olur?
Tedarikçiler ilgili teklif taleplerinden sistem bildirimi, e-posta, SMS ve mobil uygulama gibi kanallar üzerinden bilgilendirilebilir.
Sistem bulut tabanlı kullanılabilir mi?
Evet. Yetkili kullanıcılar internet bağlantısı bulunan cihazlardan sisteme erişebilir.
Birden fazla şube veya otel yönetilebilir mi?
Evet. Farklı şube, otel veya işletmelerden gelen satınalma talepleri merkezi satınalma yapısı içerisinde yönetilebilir.
Mal kabul ve kalite kontrol yapılabilir mi?
Evet. Teslim edilen ürünler ürün grubuna göre belirlenen miktar, marka, sıcaklık, ambalaj, son kullanma tarihi ve diğer kalite kriterlerine göre kontrol edilerek Mal Kabul Formu ile teslim alınabilir.
Online Satınalma yalnızca teklif toplama programı mıdır?
Hayır. Teklif toplama sistemin yalnızca bir aşamasıdır. Online Satınalma; talep, depo kontrolü, teklif, karşılaştırma, onay, sipariş, teslimat, kalite kontrollü mal kabul, raporlama ve entegrasyon süreçlerini birlikte yönetmek üzere tasarlanmıştır.
Satınalma Süreçlerinizi Uçtan Uca Dijitalleştirin
Satınalma operasyonunuzu telefon, e-posta ve birbirinden bağımsız Excel dosyalarıyla yönetmek yerine tek bir dijital süreç altında birleştirin.
Talebi oluşturun.
Önce stokları kontrol edin.
Tedarikçilerden online teklif alın.
Teklifleri karşılaştırın.
Onayları yönetin.
Siparişi online iletin.
Teslimatı kalite kriterlerine göre kontrol edin.
Mal kabulü tamamlayın.
Geçmiş verilerinizi yeni satınalma kararlarında kullanın.
Talepten Mal Kabule Tek Platform
MAVA Online Purchase — Şeffaf, kontrollü, ölçülebilir ve veri odaklı satınalma yönetimi.
Kurumunuza özel satınalma sürecini birlikte planlamak ve sistemi incelemek için demo talebinde bulunabilirsiniz.