İhtiyaç departmanda başlar
Mutfak, bar, housekeeping, teknik servis, ön büro, yiyecek ve içecek, genel depo ve diğer operasyon birimleri ihtiyaç duydukları ürünleri sistem üzerinden ilgili depodan talep eder.
Ürün, miktar, ihtiyaç tarihi, açıklama ve teknik özellik gibi bilgiler merkezi olarak kayıt altına alınır. Böylece talepler telefon, mesaj, kağıt veya Excel yerine ortak bir sistem üzerinden yönetilir.
- Mutfak ve bar talepleri
- Housekeeping ve genel depo ihtiyaçları
- Teknik servis ve ön büro talepleri
- Ürün, miktar, tarih ve teknik özellik kaydı
Ürün önce depodan karşılanır
Oluşturulan her talep doğrudan satınalmaya gönderilmez. İlgili depo önce mevcut stoğu kontrol eder; ürün varsa talep edilen miktarı departmana teslim eder.
Ürün depoda yoksa veya miktar yetersizse yalnızca karşılanamayan ihtiyaç satınalma sürecine aktarılır. Böylece elde bulunan ürünlerin yeniden satın alınması önlenir ve stoklar daha etkin kullanılır.
Satınalma süreci otomatik olarak başlar
Depodan karşılanamayan ürünler satınalma ekibinin ekranına düşer ve teklif sürecine çıkarılır. Tedarikçilere manuel liste veya Excel dosyası gönderilmesine gerek kalmaz.
Mevcut çalıştığınız firmaları sisteme ekleyebilir, ticari ilişkilerinizi değiştirmeden satınalma süreçlerinizi dijital ortama taşıyabilirsiniz.
Uygun tedarikçileri saniyeler içinde bilgilendirin
Sistem, teklif talebini ürün grubuyla ilişkili tedarikçilere yönlendirebilir. Gıda talepleri gıda firmalarına, içecek talepleri içecek firmalarına, temizlik ve teknik malzeme talepleri ise ilgili kategori tedarikçilerine ulaşır.
Tedarikçiler sistem bildirimi, e-posta, SMS veya mobil uygulama bildirimiyle haberdar edilebilir. Satınalma personelinin firmaları tek tek arama ve ayrı teklif listeleri hazırlama yükü azalır.
- Ürün grubuna göre tedarikçi eşleştirme
- Sistem ve e-posta bildirimi
- SMS ve mobil uygulama bildirimi
- Aynı anda birden fazla firmadan teklif isteme
Tedarikçiler tekliflerini kendi panelinden verir
Her tedarikçi kendisine açılan talebi kendi hesabından görüntüler; fiyat ve ticari koşulları doğrudan sisteme girer. Satınalma ekibinin e-postadan veya Excel dosyasından fiyatları yeniden yazmasına gerek kalmaz.
Teklifi tedarikçi girer, sistem karşılaştırmaya hazır hale getirir. Bu yapı zaman kazandırırken manuel veri girişinden kaynaklanabilecek hataları azaltır.
- Fiyat, marka ve alternatif ürün
- KDV ve iskonto
- Vade ve teslim süresi
- Teslimat koşulları ve açıklamalar
Teklifleri tek ekranda karşılaştırın
Tedarikçilerden gelen teklifler aynı satınalma süreci altında standart bir yapıda toplanır. Fiyatın yanı sıra marka, alternatif ürün, KDV, iskonto, vade, teslim süresi ve toplam maliyet birlikte değerlendirilebilir.
Aynı satınalma içindeki farklı ürünler için farklı tedarikçiler seçilebilir. Böylece karar yalnızca en düşük fiyata göre değil, tüm ticari koşullar dikkate alınarak verilir.
Onay sürecini dijital yönetin
Seçilen teklifler işletmenin yetki yapısına göre satınalma, departman yöneticisi, finans ve genel müdür gibi farklı onay adımlarına gönderilebilir.
Hangi teklifin kim tarafından seçildiği ve ne zaman onaylandığı sistem üzerinde kayıt altında tutulur. Böylece satınalma kararları daha şeffaf ve izlenebilir hale gelir.
Siparişi doğrudan tedarikçinin paneline iletin
Onaylanan teklifler satınalma siparişine dönüştürülür ve ayrıca bir dosya hazırlamaya gerek kalmadan tedarikçiye online olarak iletilir.
Tedarikçi kendi panelinden sipariş kalemlerini, miktarları, teslimat bilgilerini ve teslim tarihlerini görüntüler. Teklif aşamasında başlayan iletişim sipariş aşamasında da aynı platformda sürer.
Teslim edilen ürünleri kalite kontrolünden geçirin
Tedarikçinin ürünü otele getirmesi otomatik kabul anlamına gelmez. Depo görevlisi teslimatı ürün grubuna ve işletmenin belirlediği mal kabul koşullarına göre kontrol eder.
Özellikle gıda ve soğuk zincir ürünlerinde sıcaklık gibi kritik değerler teslimat sırasında kayıt altına alınabilir.
- Sipariş miktarı, marka ve ürün uygunluğu
- Ambalaj, hasar ve fiziksel kalite kontrolü
- Son kullanma tarihi ve ürün sıcaklığı
- Soğuk zincir ve eksi derece saklama koşulları
- Teslimat koşulları ve işletmeye özel kriterler
Mal Kabul Formu ile kontrollü teslimat
Depo görevlisi gerekli kontrolleri tamamladıktan sonra uygun ürünleri Mal Kabul Formu üzerinden teslim alır. Sistem yalnızca ürünün teslim edildiğini değil, hangi kalite ve kabul koşullarına göre alındığını da kaydeder.
Uygun olmayan ürünler reddedilebilir veya işletmenin tanımladığı işlem ve onay akışlarına yönlendirilebilir. Böylece satınalma, kalite kontrol ve depo operasyonları aynı sürecin parçaları haline gelir.
Otelinize ne kazandırır?
Online Satınalma, yalnızca mevcut işlemleri dijital ortama taşımakla kalmaz; operasyonun önemli bir bölümünü standart, hızlı ve ölçülebilir hale getirir.
- Personelin telefon, mesaj, Excel ve tekrar veri girişi yükünü azaltır
- Birden fazla tedarikçiden teklif toplama sürecini hızlandırır
- Depoda bulunan ürünlerin yeniden satın alınmasını önler
- Mevcut tedarikçi ağını merkezi olarak yönetir
- Teklifleri standartlaştırır ve karşılaştırmayı kolaylaştırır
- Onaylanan siparişleri tedarikçiye online iletir
- Mal kabulü kalite, sıcaklık, ambalaj ve miktar kriterleriyle kontrol eder
- Talebin açılmasından teslimata kadar tüm işlem geçmişini saklar
Satınalmanın her aşaması kontrolünüz altında
Talep oluşturulduğu andan mal kabul tamamlanana kadar tüm süreç Online Satınalma üzerinde ilerler. Telefon trafiğini azaltın, Excel ile teklif toplamayı bırakın, tedarikçi tekliflerini doğrudan alın ve teslimatları kalite kriterlerine göre kontrol edin.
Online Satınalma, oteller için talepten mal kabule uçtan uca dijital satınalma yönetimi sunar.
Sık sorulan sorular
Departman talebi doğrudan satınalmaya mı gider?
Hayır. Talep önce ilgili depo tarafından kontrol edilir. Stokta bulunan miktar departmana teslim edilir; yalnızca bulunmayan veya eksik kalan miktar satınalmaya aktarılır.
Tedarikçiler teklif vermek için Excel göndermek zorunda mı?
Hayır. Tedarikçiler fiyat, marka, KDV, iskonto, vade ve teslimat bilgilerini kendi panellerinden doğrudan sisteme girer.
Mevcut tedarikçilerimizi sisteme ekleyebilir miyiz?
Evet. Halen çalıştığınız firmaları sisteme ekleyebilir ve ilgili ürün gruplarındaki teklif talepleriyle ilişkilendirebilirsiniz.
Mal kabul sırasında hangi kontroller yapılabilir?
Miktar, marka, ambalaj, hasar, son kullanma tarihi, sıcaklık, soğuk zincir, fiziksel kalite ve işletmenizin belirlediği diğer kriterler kayıt altına alınabilir.