Karar vericiye yalnızca teklif değil, eksiksiz bir karar dosyası ulaşır
Teklif toplama ve karşılaştırma tamamlandığında satınalma departmanı uygun gördüğü teklifi seçim gerekçesiyle birlikte onaya gönderir. Talep bilgileri, tedarikçi teklifleri, ürün ve marka detayları, toplam maliyet, vade, teslimat koşulları, teknik belgeler ve karşılaştırma sonuçları aynı karar dosyasında bir araya gelir.
Onay yetkilisi farklı e-postaları veya tabloları aramak zorunda kalmadan kararın dayandığı bütün bilgilere tek ekrandan ulaşır. Eksik belge veya açıklama varsa teklif karar verilmeden önce satınalma ekibine geri gönderilebilir.
- Talep, teklif ve karşılaştırma kayıtları
- Seçim gerekçesi ve satınalma departmanı notu
- Fiyat, marka, vade, teslimat ve toplam maliyet
- Teknik şartname, sözleşme ve destekleyici belgeler
Yapay zekâ onay öncesinde riskleri ve dikkat edilmesi gereken noktaları görünür kılar
Yapay zekâ destekli karar mekanizması; seçilen teklif fiyatını geçmiş satınalmalar ve güncel teklifler ile karşılaştırabilir, bütçe üzerindeki etkisini gösterebilir ve olağandışı fiyat değişimlerini işaretleyebilir. Tedarikçinin teslimat, kalite, mal kabul ve sipariş geçmişi de onay ekranındaki risk sinyallerine dahil edilebilir.
Sistem tek başına işletme adına karar vermez. Analiz sonuçları, risk uyarıları ve gerekçeli öneriler yetkili kullanıcıların daha hızlı ve tutarlı değerlendirme yapmasına yardımcı olur; nihai onay veya red kararı yetkili kişiye aittir.
- Geçmiş fiyat ve piyasa sapması analizi
- Bütçe limiti ve maliyet etkisi kontrolü
- Teslimat süresi ve gecikme riski
- Kalite sonuçları ve mal kabul geçmişi
- Tedarikçi performansı ve güvenilirlik sinyalleri
Her satınalma doğru yetki seviyesine otomatik yönlendirilir
Tutar, şirket, şube, departman, maliyet merkezi, ürün kategorisi, proje veya kullanıcı rolü gibi kurallara göre farklı onay senaryoları oluşturulabilir. Düşük tutarlı rutin bir alım daha kısa akıştan ilerlerken yüksek tutarlı veya risk işareti taşıyan bir satınalma ek yönetici ve finans onayına yönlendirilebilir.
Onay adımları sıralı çalışabilir veya birden fazla yetkilinin aynı anda değerlendirme yapacağı paralel modele göre düzenlenebilir. Böylece kurumun gerçek yetki matrisi dijital sürece yansıtılır.
- Tek veya çok seviyeli onay akışı
- Sıralı ve paralel değerlendirme modeli
- Tutar, kategori ve organizasyon bazlı kurallar
- Ek onay, finans kontrolü ve yönetici yönlendirmesi
Yetkili kullanıcı onaylar, reddeder veya açıklamayla geri gönderir
Yetkili kullanıcı, karar dosyasını ve yapay zekâ tarafından sunulan analizleri inceleyerek teklifi onaylayabilir, gerekçe belirterek reddedebilir veya düzeltme talebiyle satınalma departmanına geri gönderebilir. Karar ekranında açıklama ve belge eklenebilir.
Her işlem kullanıcı, tarih, saat, karar ve açıklama bilgisiyle kaydedilir. Böylece teklifin neden seçildiği, hangi risklerin değerlendirildiği ve kimlerin karar verdiği sonradan açık biçimde izlenebilir.
- Onay, red ve geri gönderme seçenekleri
- Zorunlu karar açıklaması ve belge ekleme
- Kullanıcı ve zaman damgalı işlem geçmişi
- Mobil uyumlu değerlendirme ekranları
Bekleyen onaylar hatırlatma, vekâlet ve eskalasyon kurallarıyla ilerler
Bekleyen onaylar durum ve süre bilgileriyle takip edilir. Belirlenen süre içinde işlem yapılmayan adımlar için hatırlatma üretilebilir; yetkilinin izinli olduğu dönemlerde tanımlı vekil kullanıcı süreci devam ettirebilir.
Kritik veya geciken işlemler bir üst yetkiliye yönlendirilebilir. Böylece satınalma operasyonunun tek bir kişinin dönüşünü beklemesi azaltılır ve gecikmenin hangi aşamada oluştuğu görünür hale gelir.
- Bekleyen onay ve süre takibi
- Otomatik hatırlatma bildirimleri
- Vekâlet ve geçici yetkilendirme
- Geciken işlemler için eskalasyon
Tamamlanan karar denetim izine dönüşür ve Sipariş Yönetimine aktarılır
Tanımlanan zincirdeki bütün zorunlu onaylar tamamlandığında karar kilitlenerek denetlenebilir bir onay geçmişine dönüşür. Onaylanan teklif, ürün, miktar, fiyat ve ticari koşulları korunarak ayrı Sipariş Yönetimi aşamasına aktarılır.
Bir yetkili teklifi reddettiğinde sipariş oluşturulmaz. Geri gönderilen kayıt ise satınalma departmanı tarafından düzenlenebilir ve güncellenmiş haliyle yeniden onaya sunulabilir. Onay ile sipariş operasyonlarının ayrı tutulması sorumlulukları ve işlem geçmişini netleştirir.
- Eksiksiz ve denetlenebilir onay geçmişi
- Red ve geri gönderme gerekçelerinin korunması
- Onaylı verilerin Sipariş Yönetimine aktarılması
- Onay ve sipariş sorumluluklarının ayrı izlenmesi
Sık sorulan sorular
Yapay zekâ satınalma teklifini otomatik olarak onaylar mı?
Hayır. Yapay zekâ fiyat, bütçe, teslimat, kalite ve tedarikçi geçmişinden karar desteği ve risk sinyalleri üretir. Nihai onay veya red kararı işletmenin yetkilendirdiği kullanıcılar tarafından verilir.
Bir teklif birden fazla kişi tarafından onaylanabilir mi?
Evet. Teklifler kurumun yetki matrisine göre sıralı veya paralel çalışan birden fazla onay seviyesine yönlendirilebilir.
Onaylanan teklif doğrudan tedarikçiye gönderilir mi?
Onay tamamlandığında karar Sipariş Yönetimine aktarılır. Siparişin hazırlanması, tedarikçiye iletilmesi ve tedarikçi onayının takibi ayrı Sipariş Yönetimi sürecinde yürütülür.
Reddedilen veya geri gönderilen tekliflere ne olur?
Reddedilen teklif siparişe dönüşmez. Geri gönderilen teklif, açıklama ve gerekçesiyle satınalma departmanına ulaşır; gerekli düzenlemelerden sonra yeniden onaya sunulabilir.