Talepten mal kabule bütün süreç
MAVA Online Purchase; departman ihtiyacının oluşturulmasından ürünün depoya kabul edilmesine kadar satınalmanın tüm aşamalarını tek platformda birleştirir.
Aşağıdaki yanıtlar; otellerde talep ve stok kontrolünün nasıl ilerlediğini, tedarikçilerin nasıl teklif verdiğini, onaylanan siparişlerin nasıl iletildiğini ve teslimatların hangi kalite kriterleriyle kontrol edilebildiğini açıklar.
- Departman talebi ve depo kontrolü
- Online teklif toplama ve karşılaştırma
- Dijital onay ve sipariş yönetimi
- Kalite kontrollü mal kabul
Sık sorulan sorular
Online satınalma sistemi nedir?
Online satınalma sistemi; talepleri, depo kontrollerini, tedarikçi tekliflerini, karşılaştırmaları, onayları, siparişleri ve mal kabul işlemlerini dijital ortamda yöneten kurumsal bir yazılım çözümüdür.
Sistem otellerin hangi departmanları tarafından kullanılabilir?
Mutfak, bar, housekeeping, teknik servis, ön büro, yiyecek ve içecek, genel depo ve diğer operasyon birimleri ihtiyaçlarını sistem üzerinden oluşturabilir. Yetkiler departman ve kullanıcı rolüne göre düzenlenebilir.
Departman talebi doğrudan satınalmaya mı gönderilir?
Her talep doğrudan satınalmaya çıkmak zorunda değildir. İlgili depo önce talep edilen ürünün mevcut stok durumunu kontrol eder; depoda bulunan miktar departmana teslim edilir.
Depodaki miktar talebi karşılamaya yetmezse ne olur?
Depoda hiç bulunmayan veya stoktan karşılanamayan miktar satınalma sürecine aktarılır. Böylece işletmenin elindeki ürün yeniden satın alınmaz ve yalnızca gerçek ihtiyaç için teklif toplanır.
Talep oluştururken hangi bilgiler girilebilir?
Ürün, miktar, ihtiyaç tarihi, açıklama, teknik özellik, ilgili departman ve gerekli diğer bilgiler kaydedilebilir. Böylece telefon, mesaj, kağıt ve dağınık Excel listeleri yerine merkezi bir talep kaydı oluşur.
MAVA Online Purchase kurulum gerektirir mi?
Sistem bulut tabanlı kullanılabilir. Kullanıcılar yetkileri doğrultusunda internet bağlantısı olan cihazlardan erişebilir.
Teklif talebi uygun tedarikçilere nasıl ulaştırılır?
Tedarikçiler ürün gruplarıyla ilişkilendirilebilir. Gıda, içecek, temizlik veya teknik malzeme gibi talepler ilgili kategori firmalarına sistem bildirimi, e-posta, SMS ya da mobil uygulama bildirimiyle iletilebilir.
Mevcut çalıştığımız tedarikçileri sisteme ekleyebilir miyiz?
Evet. Halen çalıştığınız firmaları sisteme ekleyebilir, uygun ürün gruplarıyla ilişkilendirebilir ve mevcut ticari ilişkilerinizi koruyarak teklif süreçlerini dijital ortamda yürütebilirsiniz.
Tedarikçiler nasıl teklif verir?
Tedarikçiler kendilerine iletilen teklif taleplerini kendi panellerinden açar; fiyat, marka, alternatif ürün, KDV, iskonto, vade, teslim süresi, teslimat koşulları ve açıklamalarını doğrudan sisteme girer.
Teklif toplamak için Excel dosyası göndermek gerekir mi?
Hayır. Teklif bilgileri doğrudan tedarikçi tarafından sisteme girildiği için satınalma ekibinin Excel listesi göndermesine veya e-postayla gelen fiyatları tekrar sisteme yazmasına gerek kalmaz.
Tedarikçi teklifleri hangi kriterlerle karşılaştırılabilir?
Fiyat, marka, alternatif ürün, KDV, iskonto, ödeme vadesi, teslim süresi, teslimat koşulları ve toplam maliyet aynı ekran üzerinden birlikte değerlendirilebilir.
Aynı satınalmadaki ürünler farklı tedarikçilerden seçilebilir mi?
Evet. Satınalma içindeki her ürün için farklı bir tedarikçi tercih edilebilir. Böylece karar yalnızca toplam teklife değil, ürün bazındaki fiyat ve ticari koşullara göre verilebilir.
Onay süreçleri kuruma göre değiştirilebilir mi?
Evet. Şirket, şube, departman, tutar, kategori, belge türü ve kullanıcı rolüne göre farklı onay seviyeleri tanımlanabilir.
Onaylanan teklif tedarikçiye nasıl iletilir?
Onaylanan teklif satınalma siparişine dönüştürülür ve ayrıca bir Excel veya farklı sipariş dosyası hazırlamaya gerek kalmadan tedarikçinin paneline online olarak iletilir.
Tedarikçi sipariş ekranında hangi bilgileri görür?
Tedarikçi sipariş kalemlerini, miktarları, teslimat bilgilerini ve teslim tarihlerini kendi panelinden görüntüleyebilir. Tekliften siparişe kadar olan iletişim aynı platformda devam eder.
Kalite kontrol kriterleri tanımlanabilir mi?
Ürün veya ürün grubu bazında miktar, marka, sıcaklık, son kullanma tarihi, lot, ambalaj, gramaj, fiziksel kalite, hasar ve diğer işletmeye özel kabul kriterleri tanımlanabilir.
Gıda ve soğuk zincir ürünlerinin sıcaklığı kaydedilebilir mi?
Evet. Teslimat sırasında ölçülen ürün sıcaklığı, soğuk zincir durumu ve eksi derece saklama koşulları mal kabul kaydına eklenebilir.
Teslim edilen ürün kalite koşullarına uygun değilse ne olur?
Uygun olmayan ürünler tamamen veya kısmen reddedilebilir; gerekli durumlarda şartlı kabul ya da işletmenin tanımladığı yetkili onay süreci başlatılabilir.
Mal Kabul Formu hangi bilgileri kayıt altında tutar?
Form yalnızca ürünün teslim edildiğini değil; teslim alınan miktarı, yapılan kalite kontrollerini, ölçülen kritik değerleri, kabul veya red kararını ve işlemi gerçekleştiren kullanıcıyı da kayıt altında tutabilir.
Satınalma sürecindeki işlemler geriye dönük izlenebilir mi?
Evet. Talebi kimin oluşturduğu, deponun ne kadarını karşıladığı, hangi tedarikçilerin teklif verdiği, hangi teklifin seçildiği, onay ve sipariş zamanları ile mal kabul sonuçları izlenebilir.
ERP veya muhasebe sistemiyle entegre olur mu?
API üzerinden stok, cari, sipariş, mal kabul, fatura ve muhasebe verileri için entegrasyon senaryoları geliştirilebilir.