Otel satınalma sürecinde departman talebi, depo kontrolü, teklif, karşılaştırma, onay, sipariş ve mal kabul aşamalarının nasıl yönetildiğini keşfedin.
Satınalma yalnızca uygun fiyat bulmak değildir
Otel işletmelerinde satınalma, günlük operasyonun kesintisiz devam edebilmesi için en önemli süreçlerden biridir. Mutfaktan bara, housekeeping departmanından teknik servise kadar birçok bölüm sürekli ürün ve malzeme ihtiyacı oluşturur.
Başarılı bir yönetim; doğru ihtiyacın belirlenmesini, stok kontrolünü, teklif toplamayı, karşılaştırmayı, siparişi ve teslim edilen ürünlerin kalite kriterlerine göre kabulünü birlikte ele alır.
Süreç departman talebiyle başlar
Mutfak, bar, housekeeping, teknik servis ve diğer departmanlar ihtiyaç duydukları ürünleri sistem üzerinden talep eder. Böylece telefon, kağıt, mesaj veya farklı Excel dosyaları yerine bütün talepler merkezi olarak kayıt altına alınır.
Önce depo kontrolü yapılır
Bir ürünün talep edilmesi hemen satın alınacağı anlamına gelmez. Talep önce ilgili depoya ulaşır; yeterli stok varsa ürün departmana teslim edilir. Ürün yoksa veya miktar yetersizse yalnızca karşılanamayan ihtiyaç satınalmaya aktarılır.
Satınalma talebi teklife dönüştürülür
Depodan karşılanamayan ürünler satınalma biriminin ekranına gelir. Satınalma personeli gerekli ürünleri seçerek teklif sürecini başlatır ve sistem ürün gruplarına uygun tedarikçileri bilgilendirebilir.
Tedarikçiler sistem bildirimi, e-posta, SMS veya mobil uygulama üzerinden yeni teklif talebinden haberdar olabilir.
Tedarikçiler tekliflerini kendi panelinden verir
Tedarikçilere Excel dosyası gönderilmesine veya gelen fiyatların personel tarafından yeniden sisteme yazılmasına gerek kalmaz. Tedarikçi fiyat, marka, alternatif ürün, iskonto, KDV, vade ve teslim süresi bilgilerini doğrudan kendi panelinden girer.
Teklifler bütün koşullarıyla karşılaştırılır
Farklı tedarikçilerden gelen teklifler tek ekranda karşılaştırılır. Satınalma ekibi yalnızca fiyatı değil, kararı etkileyen tüm ticari koşulları birlikte değerlendirebilir.
- Marka ve alternatif ürün
- İskonto ve vergi
- Vade
- Teslim süresi
- Toplam maliyet
Onay ve sipariş süreci
Seçilen teklifler işletmenin yetkilendirme yapısına göre onaya gönderilir. Onay tamamlandığında teklif satınalma siparişine dönüşür ve doğrudan ilgili tedarikçinin paneline iletilir.
Teslimat ve mal kabul
Tedarikçi siparişi teslim ettiğinde depo görevlisi gelen ürünleri kalite ve mal kabul kriterlerine göre kontrol eder. Miktar, marka, ambalaj, son kullanma tarihi, sıcaklık ve soğuk zincir koşulları ürün türüne göre değerlendirilebilir.
Uygun ürünler Mal Kabul Formu ile teslim alınır ve süreç kayıtlı biçimde tamamlanır.