Departman taleplerinin depo kontrolünden geçirilmesi, mevcut stokların öncelikli kullanılması ve gerçek ihtiyaçların satınalmaya aktarılması.
Her ihtiyaç satınalma ihtiyacı değildir
Mutfak, bar, housekeeping veya teknik servis bir ürün talep ettiğinde ilk işlem yeni sipariş oluşturmak değil, ürünün mevcut stoklarda bulunup bulunmadığını kontrol etmektir. Bu nedenle etkili bir otel satınalma sisteminin başlangıç noktası depo talep yönetimidir.
Departmanlar ihtiyaçlarını sistemden talep eder
Mutfak gıda, bar içecek ve sarf, housekeeping temizlik ve oda malzemeleri, teknik servis ise bakım ürünleri talep edebilir. Bütün talepler merkezi olarak oluşturulur; kimin, hangi üründen, ne kadar ve ne zaman istediği kayıt altına alınır.
Talep önce depoya ulaşır
Departman talebi ilgili depo tarafından değerlendirilir. Ürün yeterli miktarda mevcutsa depo görevlisi talebi hazırlar ve departmana teslim eder; satınalma süreci başlatılmaz.
Stok yetersizse ne olur?
Ürün depoda bulunmuyorsa veya mevcut miktar ihtiyacı karşılamıyorsa yalnızca eksik kalan bölüm satınalma sürecine aktarılır. Satınalma ekibi böylece gerçekten alınması gereken ürünlerle ilgilenir.
Gereksiz satınalmaların önüne geçin
Depo kontrolü yapılmadan işletmede bulunan ürünlerin yeniden satın alınması ve stokların gereksiz büyümesi riski oluşabilir. Talep ile stokların aynı süreçte yönetilmesi mevcut ürünlerin öncelikli kullanımını sağlar.
Departman taleplerini izleyin
Geçmiş kayıtlar sayesinde hangi departmanın hangi ürünleri talep ettiği, ne kadarının depodan karşılandığı ve hangi ihtiyaçların satınalmaya dönüştüğü analiz edilebilir. Bu veriler gelecek dönem stok ve satınalma planlamalarına kaynak oluşturur.
Depo ile satınalma arasında kesintisiz süreç
Depo talep yönetiminin satınalma sistemiyle birlikte çalışması otelin gerçek ihtiyacı ile satınalma arasında doğrudan bağlantı kurar.